1. はじめに：施術中の電話予約
施術に集中しているまさにその時、電話が鳴る。お客様からの電話だとわかっていても、集中力は途切れ、施術中のお客様を待たせてしまった。そのような経験はありませんか。
年間で計算すると、この中断と電話対応にどれほどの時間が費やされているでしょうか。その時間は施術の質やお客様の満足度を低下させ、リピート率の低下にも繋がります。
ネット予約システムは、単に予約を受け付けるだけでなく、あなたの代わりに「無人受付」として電話対応の負荷を減らす強力なツールです。この記事では、電話対応から解放され施術に集中するための3つの対策をご紹介します。
2. 電話対応の負荷を削減する3つの対策
電話対応の負荷を減らすことは、業務効率化の優先課題です。システムを導入することで、アナログな対応の必要性が劇的に減ります。
対策1. 「店舗の営業時間」にあわせた予約受付をなくす
ネット予約は24時間365日稼働します。お客様は店舗の営業時間外でも、施術中でも、いつでも予約を完了できます。またネット予約の場合「電話越しに声を発して予約する」必要がないため、通勤や通学の電車内やバス内。ちょっとしたスキマ時間にも予約が可能になります。
つまり、ネット予約導入により、予約を受け付ける時間帯を「店舗の時間」から「お客様の時間」に移行できます。集客の窓口を常にあけておくことで売上を最大化します。
対策2. 24時間受付体制による「電話のピークカット」
電話予約の場合、お客様は店舗の営業時間にあわせ予約する必要があるため、開店直後に急ぎの電話予約、閉店間際の駆け込みの電話予約など、お客様同士でシチュエーションが重なります。
お客様は店舗の営業時間に、自分の行動を合わせる必要があるためです。そのため、頻繁に電話が鳴る時間帯、ピークタイムが発生します。
しかし、24時間365日のネット予約受付により、いつでも予約可能になるので、お客様同士で状況が重なることは稀です。また、予約の利便性が向上することで、お客様も自然とネット予約を利用する習慣がつき、電話予約の比率が徐々に低下していき、必然的にピークタイムが平準化します。
その結果、スタッフ側も電話の予約受付に多くの時間を使わずに、目の前のお客様の施術に集中することができます。
対策 3. 予約完了後の「予約日時の確認電話」を削減する
ネット予約であれば、予約完了後、お客様から「予約日時の確認」の電話も削減できます。
電話予約の場合、口頭でのやり取りになるため、記憶の曖昧さや、うっかり忘れによって、予約日時を再び電話で確認する必要があります。
しかし、ネット予約であれば、予約システムから通知される予約確認メールで確認できます。予約システムによってはオンラインページ上で、予約確認ができる仕組みを提供している場合もあるでしょう。
お客様の不安をシステム側で先回りして解消することで、予約日時の確認電話も削減できます。
3. まとめ：利便性の向上と施術時間の確保
ネット予約システムは、予約管理をデジタル化するツールにとどまらず、お客様の利便性を向上させ、スタッフの貴重な施術時間を守るためのツールでもあります。電話対応のストレスから解放された時間とエネルギーを、お客様と向き合う時間に集中することができます。
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