「せっかく空けておいた枠に、連絡なしで現れない…」「何度も直前キャンセルを繰り返される…」。 整骨院や整体、リラクゼーションサロンの施術者にとって、こうした予約トラブルは精神的な消耗だけでなく、経営的な損失にも直結します。
そんなときは予約システムの「設定」を見直してみませんか。今回はスマートに、角を立てずに「質の高い予約」だけを集めるための防御策をご紹介します。
「出口」を固める：キャンセルポリシーの明記
「キャンセルはいつまでに行う必要があるのか」「キャンセル料が発生するタイミング」など、キャンセルに関するルールが伝わっていない場合もあります。院やサロンのキャンセルポリシーを明記しましょう。
また、「無断キャンセルは他のお客様のご迷惑になります」という一言を添えるだけで、無断キャンセルの抑制に効果があります。
キャンセルに関するお願いの例文
当院は一人ひとりの患者様に責任を持って施術を行うため、1日の予約枠を限定しております。 急なキャンセルや無断キャンセルは、その時間に施術を希望されていた他の患者様へのご迷惑となります。
- キャンセルや日時の変更は【◯日前の◯時まで】にご連絡をお願いいたします。
- 当日のキャンセルにつきましては、規定のキャンセル料（施術代金の◯％）を申し受ける場合がございます。
- 無断キャンセルをされた場合、以降のネット予約をお断りすることがございます。
皆様がスムーズに施術を受けられるよう、ご理解とご協力をお願い申し上げます。
「入り口」を整える：注意事項とお知らせ欄の活用
誰でも手軽に予約できるネット予約だからこそ、「当院のルール」を提示することが重要です。予約システムで用意されている注意事項欄やお知らせ欄などに、予約・キャンセルや来店時の注意事項やお願いを記載しましょう。
注意事項やお願いの例文
いつも当院をご利用いただきありがとうございます。
現在、当日のキャンセルが多発しており、他の患者様のご案内が困難な状況が続いております。 誠に心苦しいのですが、今後、当日キャンセルが続く方には「事前決済」または「ネット予約の制限」をお願いする場合がございます。
何卒、予約枠の確保にご配慮をお願い申し上げます。
予約システムによる制御
残念ながら、何度注意しても改善されないお客様には、予約システムによってネット予約をブロックする「制御」も必要です。
特定の顧客をブロックした際、冷たいエラー画面ではなく、まずは「現在、ネット予約を受け付けておりません。お電話にてお問い合わせください」といった、角の立たない文言を採用すると良いでしょう。
深刻なトラブルに悩まされる前に、こうした「守り」の機能（予約ブロックアプリ等）を導入しておくことが、長期的なスタッフの離職防止にもつながります。
ネット予約をブロックした際の表示例文
現在、お客様のアカウントからはネット予約をご利用いただけません。
お手数ですが、予約状況の確認および詳細につきましては、直接お電話にてお問い合わせいただけますでしょうか。
大変申し訳ございません。現在、こちらの予約ページからの予約受付を制限しております。
恐れ入りますが、お電話にてご相談ください。
予約システムで環境を整える
予約システムは、単に枠を埋めるための道具ではありません。 適切な設定を施すことで、マナーの良いお客様に選ばれ、施術者が安心して施術に没頭できる「環境」を整えることができます。
「最近、予約周りでモヤモヤすることが増えたな」と感じたら、一度予約システムの設定画面を開き、対策を施していきましょう。
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