開業準備で「後回し」にしてはいけないこと
開業準備では、内装、備品、集客媒体の準備など、やるべきことは山積み。この忙しい時期、多くのオーナー様が「予約管理」を後回しにしがちです。
「最初は電話と手書きの予約台帳で十分」— そう考えてしまいがちです。しかし、実はこの初期段階で予約システムを導入するかどうかは、開業後の集客と経営の安定に影響を与えます。
紙管理を続けることで生まれる「隠れたコスト」は、本来削減できるはずのムダな時間を生み出し、貴重な集客機会を逃してしまいます。
本記事では、新規開業時に予約システムを導入すべき、決定的な3つの理由を解説します。
理由 1：「スタートダッシュ」に必要な集客導線の構築
開業直後の最も重要な目標は「認知」と「予約」です。しかし、紙の予約管理では、せっかく準備したオンラインの集客施策が有効活用できません。
1-1. SNSやGoogleビジネスプロフィールからスムーズな予約導線を構築
InstagramなどのSNSからの予約導線、Googleビジネスプロフィールからの予約導線、ブログや各種掲載サイトからの予約導線、さらにホームページからの予約導線など、何らかの方法であなたの店舗を見つけたお客様が「予約しよう」と思ったとき、予約方法が電話のみだったらどうなるでしょうか。
お客様はスマホの画面の中で、そのまま予約することはできません。「今日は営業日かどうか」「この時間が営業時間内かどうか」といま電話をかけて良いのかどうかを考える必要があります。
さらに以下のような悩みも生じるかもしれません。
ちょうど忙しい時間帯かな
今、施術中だったら邪魔することになるかな
電話代もかかるな
今は電話できない状況だから、あとにしよう
端的にいえば、電話かけるのは手間のかかることのため、お客様は予約するのを諦めたり、後回しにしてしまいます。後回しにする間に、いつでも予約可能な他店舗へ流れてしまうケースも多いでしょう。
開業当初こそ、24時間365日、お客様のタイミングで予約が完了するシステムが必要です。予約システムを導入することで、SNSやGoogleビジネスプロフィール、ホームページからスムーズな予約導線が構築できます。
1-2. 予約状況の「可視化」による機会損失の回避
紙やExcelでは、最新の空き状況をウェブ上にリアルタイムで反映するのは不可能です。予約システムなら、予約が埋まると同時に空き枠が自動更新されるため、お客様が「予約できる枠」を常に把握でき、予約へと繋がります。
しかし電話のみの場合、お客様は電話をかけない限り「予約できる枠」が確認できないため、お客様は予定を立てることができません。
いざ電話をかけたとしても、自分の第一希望の枠が空いているとは限らないため、事前に第二希望、第三希望と用意しておく必要があり、お客様自身に非常に負荷がかかり、より快適な予約導線を用意している他店に流れてしまいます。
理由 2：時間と人件費を「施術」に集中する
開業当初、オーナー様は施術者であり、受付であり、経営者です。すべての業務を一人でこなす中で、最も手間のかかる業務を自動化することは、持続可能な経営に不可欠です。
2-1. 受付・事務作業は効率化できる業務
電話対応、予約台帳への転記、お客様への予約確認連絡…これらはすべて時間がかかります。また直接売上を生み出すわけではありません。しかし、予約システム導入により、効率化できる業務です。
- 予約の受付業務
- 予約のキャンセル業務
- お客様からの予約内容のお問い合わせ対応
- お客様へ予約日のリマインド
- 予約情報の顧客台帳への転記作業
貴重な時間を、収益や満足度の柱である「集客戦略」や「施術」にあてられるようになります。
2-2. 煩雑な「ダブルブッキング」のリスク防止
開業間もない時期は特に、予約状況の確認ミスや書き間違いによるダブルブッキングは、お客様からの信頼を失う致命的なミスになります。しかし予約システムは、デジタルで自動管理するため、人為的な予約ミスを防止できます。
理由 3：「資産」を集めるデータ基盤の構築
開業初期に集めた顧客情報は、将来の売上を支える「資産」です。紙の予約管理では、この資産がただの履歴として埋もれてしまいます。
3-1. 開業初日からリピート戦略を設計する
システムなら予約が入った瞬間から、お客様の「メニュー履歴」「来店頻度」「最終来店日」といった重要なデータが自動で蓄積されます。
データ活用例:
- 新規顧客がどのメニューを選びやすいかを分析し、集客広告を最適化する。
- 来店回数が1、2回の顧客を抽出し、リピート施策を実行する。
- 3ヶ月以上来店のない休眠顧客を抽出し、再開施策を試みる。
これらのデータ活用は、紙管理では膨大な手間と時間がかかり、事実上、不可能ともいえます。開業初日からデータを蓄積することで、いつでもリピート施策を開始できます。
3-2. 顧客メモでサービス品質を標準化する
施術内容をはじめ、お客様との会話内容や趣味趣向をデジタルで記録しておくことで、開業当初からお客様の「圧の好み」「アレルギー情報」「プライベートな会話内容」を漏れなく記録できます。
このデータのおかげで、次回以降の接客の質が格段に向上し、「このお店は私のことを覚えてくれている」という感動的な顧客体験を提供でき、リピート率の基盤となります。
まとめ：予約システム導入で万全のスタートダッシュを。
新規開業時の予約システム導入は、単なるツール導入ではなく、開業後の経営を安定させるための戦略的な初期投資です。
開業準備の段階で、予約システムを導入し万全のスタートダッシュを切ってください。
- 無駄な時間を削減し、施術に集中できる体制を作る。
- 24時間365日、集客の機会を逃さない導線を作る。
- リピートを生む顧客データを初日から蓄積する。
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